Договоры: добавление и редактирование

ПОДКЛЮЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНИЕ

Онлайн-договоры в WeRent: как работают, как подключить и сколько стоят

Что это за сервис?
Это один из инструментов WeRent, не сторонний сервис. Всё управление происходит прямо в кабинете WeRent, а так же договор всегда связан с бронированием, не нужно ничего никогда вносить вручную - 1 раз настроили, и дальше всё работает полностью автоматически.

Как работают договоры?
Договоры подписываются с помощью смс, вы один раз подготавливаете шаблон, и далее формируется уникальная ссылка, гость переходит по ней, делает фото паспорта, селфи с паспортом, подписывает с помощью смс — далее все приходит вам на почту. 

Как происходит подписание договоров для гостя?
Гость получает ссылку → переходит по ней → заполняет данные → делает селфи, фото паспорта → подписывает с помощью смс → далее подписанный договор приходит вам и гостю на почту. WeRent не хранит договора.
Смотреть видео

ШАГ 1. Создание шаблона договора

Добавление шаблона договора 

💻 На ПК:

  1. Откройте раздел «Автоматизация».
  2. Выберите вкладку «Договоры».

📱 На смартфоне:

  1. Нажмите на меню (три горизонтальные линии в верхнем левом углу экрана).
  2. В открывшемся меню выберите «Автоматизация».
  3. В списке разделов выберите «Договоры». 

Далее нажмите кнопку «Добавить договор». 
После нажатия кнопка станет неактивной, чтобы избежать случайного повторного добавления.
При создании договора обязательно заполните:

  • Название договора — это внутреннее название, которое видите только вы.
  • Применяется к объектам — выберите, для каких объектов аренды будет использоваться договор.
После этого система предложит использовать шаблон договора. Его нужно обязательно дополнить своими данными:

  • вы можете отредактировать готовый текст
  • или добавить собственный

Чтобы договор при подписании заполнялся уникальными данными гостя, необходимо использовать переменные.

Использование переменных в договоре

Переменные — это специальные поля, которые автоматически подставляют уникальные данные для каждого бронирования.
Например: имя гостя, паспортные данные гостя, даты проживания, стоимость бронирования.

То есть, вам не нужно вручную менять текст — система сама подставит правильную информацию для каждого гостя.
🔹 Для того, чтобы вставить переменную в текст:
1. Выберите и нажмите на место в тексте, куда должны будут добавляться данные
В этом месте появится вертикальная мигающая линия, так вы можете определить, что место выбрано верно.
2. Чтобы открыть список переменных, найдите кнопку "Выбрать и подставить переменную", она находится над текстом договора
3. Выберите необходимую переменную из списка, и нажмите на неё
Пример:

После текста зарегистрированный(ая) по адресу - вы хотите добавить уникальный адрес регистрации гостя.

Для этого нажмите на место в тексте, после фразы зарегистрированный(ая) по адресу, далее выберите переменную "Адрес регистрации" и нажмите на неё. 

Текст в шаблоне поменяется на: зарегистрированный(ая) по адресу . 

А после подписания гостем, в готовом договоре, это будет выглядеть как: 
зарегистрированный(ая) по адресу Санкт-Петербург, ул. площадь Растрелли, дом 1, квартира 190
🔹 Как выглядит переменная и как её удалить
1. Чтобы найти в тексте переменную, найдите фразу, заключённую в двойные фигурные скобки, например:
2. Чтобы удалить переменную:
💻 На ПК: нажмите на место в тексте ЗА переменной (ориентируйтесь на мигающую вертикальную линию) и удалите её клавишей Delete или Backspace.
📱 На смартфоне: удалите переменную так же, как обычный текст, через экранную клавиатуру.

Предпросмотр и сохранение договора

1. Вы сможете увидеть пример заполненного договора, нажав кнопку "Предпросмотр"

Вам будет показан весь текст договора с тестовыми данными. Для ваших подписаний данные будут другие. Здесь данные лишь для примера, чтобы вы могли оценить, как выглядит итоговый вариант договора.
2. После внесения всех данных нажмите «Сохранить».

  • В новом договоре обязательно нужно ввести название и выбрать объект — без этого договор не сохранится.
  • Кнопка «Сохранить» сохраняет договор целиком, а не только объект. 
Кнопки предпросмотр и сохранить могут находиться в разных местах в зависимости от того, создаёте ли вы новый договор или редактируете существующий.

  • Для нового договора они находятся под текстом договора
  • Для редактирования существующего - над текстом договора

Смотрите видео, как добавить и редактировать договор WeRent

ШАГ 2. Оформление пакета договоров и его стоимость

Покупка пакета договоров в WeRent

Чтобы у гостей появилась возможность подписывать , вам необходимо приобрести пакет "Подписание договоров"
1. Перейдите в раздел Настройки - Управление подпиской
2. Найдите блок "Договоры" и выберите "Расширить пакет"
3. В открывшемся окне выберите нужное количество договоров
Списание остатка будет происходить только после полного подписания договора

4. Вы можете включить галочку у пункта "автосписание" - в таком случае пакет будет продлеваться автоматически на выбранное количество договоров, при остатке менее 10. Если не хотите, чтобы списывалось автоматически, и будете пополнять вручную - не нажимайте галочку, в таком случае при остатке менее 10 договоров мы пришлем уведомление, и далее вы уже сами вручную пополните при необходимости.

Стоимость договоров в WeRent

10 договоров уже есть на вашем аккаунте. Договорами можно пользоваться отдельно от автоматизации, на продвинутом тарифе или бесплатном.

Стоимость 1 подписанного гостем договора = от 30 до 19 рублей, в зависимости от размера приобретенного пакета.

Вы приобретаете пакет, в который уже включено 50 / 100 / 500 подписаний.

Стоимость пакетов:
50 подписаний: 1500 рублей, 30 рублей за 1 подписание
100 подписаний: 2500 рублей, 25 рублей за 1 подписание
500 подписаний: 9500 рублей, 19 рублей за 1 подписание

Списание из пакета происходит только после полного подписание договора гостем - когда вы и гость получите подписанный договор на почту.

Как расходуются подписания?

Как происходит списание из пакета?
После успешного реального подписания гостем, количество доступных оставшихся подписаний (отображается в разделе управление подпиской) уменьшается на 1. Если гость не закончил подписание (например все данные заполнил, но не ввел код из смс) - списания не будет.

Есть ли у них срок годности? Например, если купить пакет на 100 договоров — сколько времени им можно пользоваться?
Нет срока годности. Пакет это просто количество доступных подписаний, которые добавляются на ваш аккаунт (отображается в разделе управление подпиской). Онлайн подписание договоров для гостей будет работать, пока не закончатся подписания.

Подписание договора гостем

Как отправить гостю ссылку на подписание?

Договор заполняется и подписывается по ссылке.

  • Если подключены автоматические сообщения, ссылка придёт гостю автоматически, в соответствии с заданными вами настройками отправки.
  • Если автоматические сообщения не подключены, вы должны скопировать ссылку вручную из карточки бронирования и отправить её гостю.

Как скопировать?
  1. В меню выбрать раздел «Календарь»; 
  2. Нажать в шахматке на само бронирование; 
  3. В объявлении нажать на «ссылка на договор» и скопировать. 

Как проходит процесс подписания со стороны гостя?

Что делает гость:

  1. Переходит по ссылке.
  2. Заполняет свои данные:
    • ФИО;
    • паспортные данные (обязательно прикрепляет фото паспорта с обеих сторон); 
    • контактную информацию.
3. Подтверждает данные с помощью SMS-кода:
  • на номер гостя приходит SMS;
  • гость вводит код в форму; 
  • после ввода договор считается подписанным.

🔹 Что важно знать:
  • Подписанный договор приходит обеим сторонам на e-mail.
  • Адрес для получения договора — обязательное поле. Убедитесь, что он актуален (может отличаться от e-mail аккаунта).
  • Данные паспорта и контакты гостя нигде не сохраняются в системе. Они используются только для формирования договора и письма.

Смотрите видео, как выглядит подписание договора со стороны гостя 

Как выглядит подписанный договор

После подписания договор приходит на почту вам и гостю. В кабинете WeRent договоры не хранятся: так данные гостя остаются в безопасности.
Что приходит в письме:

  • подписанный договор одним PDF-файлом;
  • результат проверки паспортных данных: прошли проверку или нет. Подробнее о проверке читайте в статье «Паспорт гостя и работа с возражениями при подписании»;
  • фото паспорта и селфи с паспортом, если вы включили эти опции в настройках договора.
Из чего состоит договор:

  1. Текст договора. Он формируется из вашего шаблона: в текст подставляются данные бронирования и данные гостя.
  2. Информация об электронной подписи. Этот блок идёт сразу после текста договора.
  3. Подтверждение подписи. Оно находится в самом конце документа и содержит уникальную сигнатуру подписи гостя и номер телефона, с которого гость подписал договор.
Чья подпись стоит в договоре?

Договор подписывает только гость, с помощью SMS. Отдельной подписи владельца в документе нет: ваши данные указываются в тексте договора, который вы задали в шаблоне. Поэтому заранее впишите в шаблон свои реквизиты.

Как посмотреть пример подписанного договора

Примерный вид договора можно увидеть через кнопку «Предпросмотр» при создании или редактировании шаблона. Там подставляются тестовые данные, поэтому предпросмотр показывает только текст договора, без блока электронной подписи и без письма. 

Чтобы увидеть договор полностью, в том виде, в каком его получаете вы и гость, подпишите его сами на тестовом бронировании. Тестовое подписание считается настоящим, поэтому из вашего пакета спишется 1 подписание. 10 бесплатный подписаний уже есть на вашем аккаунте.
  1. Настройте шаблон и включите договор.
  2. Создайте бронирование в шахматке для объекта, на котором включён договор. Выберите даты и канал, введите любое имя гостя. Как это сделать, читайте в статье «Как создать бронирование».
    Рекомендуем ставить тестовую бронь на даты от 3 месяцев вперёд, чтобы не закрывать ближайшие даты на подключённых площадках. После проверки бронь можно отменить.
  3. Скопируйте ссылку на договор в карточке бронирования (как это сделать).
  4. Откройте ссылку в браузере.
  5. Заполните данные так, как это сделал бы гость. Реальные данные вводить не обязательно, подойдут любые значения, но в полях есть проверка на количество символов и тип символов. Учтите, что с вымышленными данными паспорт не пройдёт проверку, и в письме это будет указано, но сам файл договора будет отправлен.
  6. Укажите почту, которая отличается от адреса для получения договоров. Так письмо для гостя и письмо для вас придут в разные ящики, и вы сможете проверить оба варианта.
  7. Подпишите договор, следуя подсказкам на экране. Код из SMS придёт на номер, который вы укажете, поэтому используйте свой номер телефона.
  8. Проверьте обе почты:
    • почту, указанную при подписании: так договор видит гость;
    • почту для получения подписанных договоров: так его видите вы.
  9. Отмените тестовое бронирование.
Если письмо не пришло на ваш адрес из личного кабинета, проверьте адрес получения договоров в разделе «Автоматизация» — «Договоры». Он может отличаться от почты, с которой вы входите в WeRent (как изменить адрес).

Управление договорами

Редактирование шаблона договора 

Шаблон после добавления можно отредактировать в любой момент. Для этого:

💻 На ПК: 
Нажмите кнопку «Редактировать», внесите изменения и сохраните.
📱 На смартфоне:
Нажмите на иконку карандаша, внесите изменения и сохраните.

Включение и отключение договора

В списке договоров есть переключатель статуса:

Включён — договор доступен гостям для подписания.
Отключён — договор не отображается и не используется в бронированиях. 
Для этого нажмите на кнопку. 

Настройка уведомлений

Вы можете получать уведомления о статусе подписания договора и проверке данных паспорта - реальные ли данные ввёл гость, или нет

  • на на e-mail - эту опцию вы не можете отключить, так как это единственный вариант получения подписанного договора

    но вы можете изменить электронный адрес, на который приходит подписанный договор
    чтобы это сделать, найдите блок "Адрес получения подписанного договора"

  1. нажмите кнопку изменить
  2. введите новый адрес
  3. нажмите кнопку сохранить
  • уведомления в Telegram - доступны, если подключите бота WeRent

  • пуш-уведомления на смартфоне, где установлено приложение WeRent
Изменить доступность уведомлений можно на странице Настройки - Уведомления