Как сеть из 14 квартир автоматизировала заселение и сократила нагрузку на менеджеров в 2 раза
Увеличили
Количество отзывов и рейтинг на площадках
Снизили
Расходы на внеплановую уборку и ремонт на 70%
Сократили
~50% времени на общении с гостями
Исключили
ошибки и пропущенные сообщения
О компании
«Твои сутки» — сеть посуточных квартир в Екатеринбурге.
В управлении находится 14 квартир различной площади, рассчитанных на размещение от 2 до 6 гостей. Во всех квартирах установлены электронные замки TTLock, поэтому заселение организовано полностью дистанционно.
Для управления ценами, календарём занятости и синхронизации площадок компания использует Реалти Календарь.
С гостями работают 2 менеджера: отвечают на вопросы, помогают с оплатой, отправляют инструкции и контролируют процесс заселения.
В управлении находится 14 квартир различной площади, рассчитанных на размещение от 2 до 6 гостей. Во всех квартирах установлены электронные замки TTLock, поэтому заселение организовано полностью дистанционно.
Для управления ценами, календарём занятости и синхронизации площадок компания использует Реалти Календарь.
С гостями работают 2 менеджера: отвечают на вопросы, помогают с оплатой, отправляют инструкции и контролируют процесс заселения.
Что хотели изменить
На момент обращения компания уже работала в Реалти Календарь и не планировала менять привычные процессы управления объектами, ценами и занятостью.
Основной задачей было автоматизировать взаимодействие с гостями и процесс заселения, сохранив текущую систему управления.
С ростом количества бронирований всё больше времени уходило на однотипные задачи.
Менеджеры вручную отправляли каждому гостю правила проживания, инструкции по заселению и другую информацию. Из-за высокой нагрузки отвечать каждому гостю одинаково быстро и внимательно было всё сложнее, оставался риск забыть что-то важное.
Компания хотела сохранить быстрый и дружелюбный сервис независимо от количества бронирований.
Основной задачей было автоматизировать взаимодействие с гостями и процесс заселения, сохранив текущую систему управления.
С ростом количества бронирований всё больше времени уходило на однотипные задачи.
Менеджеры вручную отправляли каждому гостю правила проживания, инструкции по заселению и другую информацию. Из-за высокой нагрузки отвечать каждому гостю одинаково быстро и внимательно было всё сложнее, оставался риск забыть что-то важное.
Компания хотела сохранить быстрый и дружелюбный сервис независимо от количества бронирований.
Также нужно было решить ещё несколько задач:
организовать онлайн-подписание договора без личной встречи
получать уведомления о фактическом заезде гостей
быстрее отвечать на вопросы гостей, особенно вечером и ночью
Отдельной задачей было настроить полностью автоматизированное заселение, где код доступа отправляется гостю только после выполнения всех обязательных условий.
Что мы настроили
Автоматические сообщения
Для гостей настроили цепочки автоматических сообщений на разных этапах бронирования.
WeRent получает информацию о бронировании, госте и статусе оплаты из RealtyCalendar и автоматически запускает нужные сценарии общения.
Сообщения доставляются через MAX, Telegram или WhatsApp. Система самостоятельно выбирает доступный у гостя канал связи, поэтому важная информация не теряется и доходит до гостя вовремя.
Теперь подтверждения бронирования, правила проживания, инструкции по заселению, информация об оплате и напоминания отправляются автоматически без участия менеджеров.
WeRent получает информацию о бронировании, госте и статусе оплаты из RealtyCalendar и автоматически запускает нужные сценарии общения.
Сообщения доставляются через MAX, Telegram или WhatsApp. Система самостоятельно выбирает доступный у гостя канал связи, поэтому важная информация не теряется и доходит до гостя вовремя.
Теперь подтверждения бронирования, правила проживания, инструкции по заселению, информация об оплате и напоминания отправляются автоматически без участия менеджеров.
Онлайн-подписание договора
Перед заселением гости получают ссылку на договор.
Они самостоятельно заполняют данные и подписывают документ с помощью СМС-кода.
Договор автоматически формируется на основе введённых данных и информации о бронировании.
После подписания юридически значимый электронный договор автоматически отправляется на электронную почту компании и гостя. Вся процедура проходит дистанционно и не требует личной встречи.
Они самостоятельно заполняют данные и подписывают документ с помощью СМС-кода.
Договор автоматически формируется на основе введённых данных и информации о бронировании.
После подписания юридически значимый электронный договор автоматически отправляется на электронную почту компании и гостя. Вся процедура проходит дистанционно и не требует личной встречи.
Интеграция электронных замков
Электронные замки TTLock были подключены к системе и связаны с объектами размещения.
Для каждого бронирования автоматически создаётся уникальный код доступа. Пароль формируется за сутки до заезда и действует только в период проживания гостя.
После окончания бронирования код автоматически перестаёт работать, поэтому менеджерам больше не нужно вручную создавать и удалять доступы.
Для каждого бронирования автоматически создаётся уникальный код доступа. Пароль формируется за сутки до заезда и действует только в период проживания гостя.
После окончания бронирования код автоматически перестаёт работать, поэтому менеджерам больше не нужно вручную создавать и удалять доступы.
Автоматическая выдача кодов от замка
Код доступа и полный адрес квартиры отправляется гостю только после того, как выполнены все обязательные условия:
Менеджерам больше не нужно вручную проверять каждый этап и отправлять коды доступа.
- внесена оплата полностью
- внесён депозит
- подписан договор
Менеджерам больше не нужно вручную проверять каждый этап и отправлять коды доступа.
Контроль заезда
После первого открытия замка уникальным паролем, система автоматически уведомляет менеджеров о том, что гость прибыл и заселился.
Включили уведомления на почту, в приложении и в бот Telegram.
Это позволяет видеть статус каждого бронирования без дополнительных звонков и переписок.
Включили уведомления на почту, в приложении и в бот Telegram.
Это позволяет видеть статус каждого бронирования без дополнительных звонков и переписок.
AI-ассистент для общения с гостями
Дополнительно был подключён AI-ассистент.
Он отвечает на повторяющиеся однотипные вопросы гостей, помогает найти нужную информацию по проживанию и поддерживает общение в вежливом и дружелюбном стиле.
Если требуется участие человека, менеджер может продолжить диалог в любой момент.
Он отвечает на повторяющиеся однотипные вопросы гостей, помогает найти нужную информацию по проживанию и поддерживает общение в вежливом и дружелюбном стиле.
Если требуется участие человека, менеджер может продолжить диалог в любой момент.