Единая система вместо 7 отдельных сервисов — экономия и повышение качества сервиса
4 месяца работы с WeRent в цифрах
Сократили
70% времени на работу с заездами и гостями
Увеличили
положительные отзывы на площадках на 18%
Увеличили
Качество сервиса и уровень общения с гостями
Экономия
на сервисах и з/п в год до 700000 рублей
О компании
Компания управляет 46 квартирами в разных районах Москвы — от апартаментов-студий до просторных четырёхкомнатных квартир. Объекты отличаются по формату, стоимости и целевой аудитории.
В команде 3 менеджера. Один занимается общением с гостями, оплатами, договорами. Второй отвечает за управление ценами и ограничениями проживания. Третий управляет заселениями и организационными вопросами.
Все квартиры оборудованы умными замками TTLock, гости заселяются самостоятельно.
До перехода на WeRent для разных задач использовали отдельные сервисы. Управление объектами, договоры, замки, сообщения, аналитика и оплата были распределены между разными системами, а часть операций выполнялась вручную.
В команде 3 менеджера. Один занимается общением с гостями, оплатами, договорами. Второй отвечает за управление ценами и ограничениями проживания. Третий управляет заселениями и организационными вопросами.
Все квартиры оборудованы умными замками TTLock, гости заселяются самостоятельно.
До перехода на WeRent для разных задач использовали отдельные сервисы. Управление объектами, договоры, замки, сообщения, аналитика и оплата были распределены между разными системами, а часть операций выполнялась вручную.
Что хотели изменить
Главная задача — отказаться от разрозненных инструментов и автоматизировать рутинные операции, выполняемые вручную. Ниже список, чем пользовались в разных сервисах, что хотели объединить и улучшить:
Система управления
Управление бронированиями, ценами и занятостью, а так же модуль бронирования — важно было сохранить ключевой функционал.
Онлайн-подписание договоров
Отдельный сервис не был связан с бронированиями: данные приходилось заполнять отдельно, а статус подписания нельзя было увидеть в бронировании. Хотели видеть договор в бронировании и автоматически подставлять в него данные бронирования - даты и цену.
Генерация кодов в замках TTLock
Перед каждым заездом менеджеру приходилось искать нужный замок в приложении, создавать код, копировать его и отправлять гостю. Хотели полностью автоматическую генерацию кода, привязанную к бронированию, со сроком действия от заезда до выезда.
Автосообщения гостям
Был чат-бот в WhatsApp, который отправлял только подтверждение бронирования и базовые инструкции, а основное общение всё равно вели вручную. Хотели автоматические сообщения в MAX от лица менеджера, чтобы все сообщения и переписка оставались в одном чате.
Онлайн-оплата и залоги
Ссылку на оплату отправляли вручную, а залог переводили на карту. Приходилось отдельно контролировать, кто что уже оплатил и кому возвращать залог. Хотели видеть всю информацию об оплатах непосредственно в бронировании.
Автоответы в нерабочее время
В WhatsApp через отдельный сервис были настроены автоматические ответы: если гость писал в нерабочее время, он получал сообщение с информацией о том, когда менеджер будет на связи. Хотели сохранить этот функционал, но уже для MAX.
Статистика и отчёты
Для подготовки отчётности владелец компании раз в несколько месяцев выгружал статистику и вручную дополнял её собственными формулами. Так рассчитывались, например, среднесуточный доход и доля дохода по площадкам. Затем с помощью отдельного сервиса строились графики, а в таблицах вручную сравнивались разные периоды, чтобы отслеживать динамику.
Хотели готовую аналитику для квартир и апартаментов с нужными показателями, фильтрами, графиками и сравнением периодов.
Хотели готовую аналитику для квартир и апартаментов с нужными показателями, фильтрами, графиками и сравнением периодов.
Дмитрий
владелец CityNest
Кроме того, что уже у нас было, важно настроить:
- Обязательно должны отправляться: ссылка на договор, ссылки на оплату проживания и залога
- Есть много готовых инструкции в формате изображений — как вводить код, как добраться до квартиры, где находятся ближайшие магазины — нужно их тоже отправлять в сообщениях, помимо обычного текста
- Код от замка должен отправляться только после оплаты проживания и залога
- После выезда — сообщение с просьбой оставить отзыв на площадке, где было оформлено бронирование
Что настроили с WeRent
Перенесли работу с 46 объектами в WeRent
Сохранили необходимые возможности системы управления: шахматку-календарь, синхронизацию с площадками бронирований, встраиваемый на сайт модуль бронирования.
1 час от регистрации до полностью готовой к работе системе управления.
1 час от регистрации до полностью готовой к работе системе управления.
Подключили онлайн-подписание договоров
Создали шаблоны договоров для каждой квартиры. Данные бронирования теперь автоматически подставляются в договор, а статус его подписания отображается в каждом бронировании, откуда можно отправить или скопировать для гостя ссылку на подписание.
Гостю достаточно перейти по ссылке, заполнить необходимые данные и подтвердить подписание кодом из SMS. Готовый договор формируется в PDF с простой электронной подписью и отправляется на почту гостю и владельцу.
Гостю достаточно перейти по ссылке, заполнить необходимые данные и подтвердить подписание кодом из SMS. Готовый договор формируется в PDF с простой электронной подписью и отправляется на почту гостю и владельцу.
Автоматические сообщения в MAX
Настроили отправку сообщений гостям в MAX от привычного контакта менеджера CityNest
Какие отправляются сообщения:
Какие отправляются сообщения:
- Подтверждение бронирования - приветствие, даты заезда и благодарность за бронирование
- Ссылка на подпись договора
- Ссылка на оплату проживания, если бронирование не оплачено до конца
- Ссылку на оплату залога - только для однодневных бронирований и квартир на 6+ человек
- После оплаты залога (при его наличии) и оплаты
договор, оплата проживания и залога, инструкции по заселению и другая информация. В сообщения добавили готовые изображения с инструкциями. - После выезда - просьба оставить отзыв со ссылкой на канал бронирования
Пример, как выглядит для гостя сообщение про договор:
Дополнительно настроили, что если гость пишет менеджеру в MAX в нерабочее время, ему автоматически приходит сообщение:
«Добрый вечер! Я на связи с 9:00 до 20:00 по московскому времени. Утром я обязательно прочитаю ваше сообщение и отвечу вам»
«Добрый вечер! Я на связи с 9:00 до 20:00 по московскому времени. Утром я обязательно прочитаю ваше сообщение и отвечу вам»
Автоматическая генерация кодов TTLock
Связали умные замки с объектами в WeRent. Код генерируется автоматически, записывается в замок для каждого нового бронирования и действует только с момента заезда до момента выезда — менеджеру больше не нужно искать нужный замок и создавать код вручную.
В приложении менеджерам приходит уведомление, когда гость заселяется по своему личному коду.
В приложении менеджерам приходит уведомление, когда гость заселяется по своему личному коду.
Оплата и залоги
Магазин ЮKassa для онлайн-оплат связали с WeRent для онлайн-оплаты всех бронирований.
Для залогов создали отдельный магазин в ЮKassa, добавили его в WeRent и для каждой квартиры задали сумму залога по умолчанию — она автоматически подставляется при создании бронирования.
Теперь информация об оплате проживания и залога хранится непосредственно в бронировании. А контролировать статус оплаты можно даже без открытия брони — он отображается зеленым цветом плашки бронирования в шахматке.
Для залогов создали отдельный магазин в ЮKassa, добавили его в WeRent и для каждой квартиры задали сумму залога по умолчанию — она автоматически подставляется при создании бронирования.
Теперь информация об оплате проживания и залога хранится непосредственно в бронировании. А контролировать статус оплаты можно даже без открытия брони — он отображается зеленым цветом плашки бронирования в шахматке.
Результаты подключения WeRent
Сократили время на рутинные задачи
Автоматизировали действия, которые раньше менеджеры выполняли вручную в нескольких сервисах. Теперь больше времени можно уделять работе с гостями и управлению квартирами.
Ускорили работу с бронированиями
Договор, оплата, залог, код замка и инструкции теперь связаны с одной бронью и проходят по заданному сценарию без ручной проверки каждого шага.
Все оплаты осуществляются онлайн, а ссылки на оплату автоматически отправляются гостям.
Менеджерам больше не нужно запоминать, присылать гостям и проверять информацию.
Все оплаты осуществляются онлайн, а ссылки на оплату автоматически отправляются гостям.
Менеджерам больше не нужно запоминать, присылать гостям и проверять информацию.
Собрали всю работу в одной системе
Менеджерам больше не приходится переключаться между семью отдельными сервисами для работы с бронированиями, договорами, замками, оплатами, сообщениями и аналитикой.
Сократили время на подготовку отчётности
Статистика, графики и сравнение периодов теперь формируются в WeRent без ручных расчётов и обработки таблиц.
Улучшение качества сервиса
Гости получают более качественное и своевременное обслуживание, поэтому чаще остаются довольны и оставляют положительные отзывы.
Автоматическое сообщение после выезда дополнительно напоминает им поделиться впечатлениями.
Автоматическое сообщение после выезда дополнительно напоминает им поделиться впечатлениями.
Экономия на управлении
- Меньше расходов на сервисы — объединили систему управления и остальные необходимые инструменты в WeRent, общая стоимость сервисов сильно снизилась
- Меньше расходов на последствия проживания проблемных гостей — благодаря автоматизации договоров и залогов больше гостей подписывают договор и вовремя вносят залог. Это помогает снизить количество конфликтных ситуаций с гостями
- Не потребовался четвёртый менеджер — автоматизация рутинных операций позволяет текущей команде из трёх человек управлять 46 квартирами без расширения штата
Посуточная аренда квартир и домов
без ошибок, трат времени и рисков